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Datenschutzerklärung

Fassung: Stand 14.10.2026 · Geltungsbereich: Website pflege-patienten.com und Vermittlungsplattform

1. Verantwortlicher

PHP Schmiede KG, Hagenstr. 18, 48429 Rheine
Vertreten durch den persönlich haftenden Gesellschafter Fabian Lücker
Telefon: 05971 9588922
Datenschutzkontakt: datenschutz@pflege-patienten.com

Für Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte erreichen Sie uns unter datenschutz@pflege-patienten.com. Bitte senden Sie über gewöhnliche E-Mail keine vollständigen Patientenunterlagen oder Zugangsdaten.

In Fragen des Datenschutzes arbeiten wir mit der DSB Münster GmbH, Martin-Luther-King-Weg 42–44, 48155 Münster, zusammen (Datenschutzberatung).

2. Wer für welche Daten verantwortlich ist

Pflege Patienten ist ein Angebot der PHP Schmiede KG und vermittelt Pflegeversorgung zwischen Einstellern (zum Beispiel Krankenhäusern, Arztpraxen, Beratungsstellen, Pflegediensten oder Privatpersonen) und übernehmenden Einrichtungen.

  • Website, Benutzerkonten, Verträge und Abrechnung: Für die Verarbeitung von Websiteanfragen, die Benutzer- und Vertragsverwaltung sowie die eigene Abrechnung sind wir im jeweils beschriebenen Umfang Verantwortlicher.
  • Falldaten von Einrichtungen und Organisationen: Bei Versorgungsfällen, die eine Einrichtung in eigener Verantwortung einstellt, können wir im vereinbarten Umfang als deren Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig sein; Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Für Fragen zu diesen Daten wenden Sie sich bitte zunächst an die einstellende Organisation.
  • Privat eingestellte Versorgungsanfragen: Hierfür sind wir Verantwortlicher; vor der Eingabe informieren wir Sie gesondert.

3. Aufruf dieser Website

Beim Aufruf verarbeitet unser Server technisch notwendige Angaben: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Referrer, Browsertyp und Statuscode. Zweck ist die Auslieferung und Sicherheit der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für eine eigene Zugriffsstatistik speichern wir Aufrufe serverseitig mit gekürzter IP-Adresse höchstens sieben Tage und fassen sie danach nur noch zu Tageszahlen ohne Personenbezug zusammen. Aufrufe nicht vorhandener Seiten (Fehler 404) protokollieren wir ohne Personenbezug bis zu 90 Tage, um fehlerhafte Verweise zu beheben.

Wir binden keine Analyse- oder Werbedienste, keine Social-Media-Plugins und keine Schriften, Karten oder Videos von Drittanbietern ein.

4. Cookies und lokale Speicherung

Die Website setzt nur technisch notwendige Cookies (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

  • CORESYS_FE – Sitzungs-Cookie für die Sicherheit, etwa den Schutz des Kontaktformulars vor missbräuchlichen Anfragen; es verfällt acht Stunden, nachdem es gesetzt wurde (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
  • ps_consent – speichert Ihre Auswahl im Cookie-Hinweis; Speicherdauer 182 Tage.
  • ps_consent_id – zufällige Kennung, die beim ersten Aufruf gesetzt wird; Speicherdauer 182 Tage. Ihre Auswahl protokollieren wir zusammen mit einem aus dieser Kennung gebildeten Hashwert, einem Hashwert Ihrer Browserkennung und der Fassung des Hinweises, um sie nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO).
  • cb_locale – speichert Ihre Sprachwahl, wenn Sie die Sprache der Website umschalten; Speicherdauer ein Jahr.

Cookie-basierte Analyse-, Statistik-, Marketing- oder Personalisierungsdienste und Dienste Dritter setzen wir nicht ein; die entsprechenden Kategorien im Cookie-Hinweis sind derzeit leer. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ ändern. Wählen Sie die helle oder dunkle Darstellung, speichert Ihr Browser diese Einstellung lokal; sie wird nicht an uns übertragen.

5. Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Kontaktangaben und Ihre Nachricht (Anliegen, Name, E-Mail-Adresse und – freiwillig – Organisation, Einrichtungsart, Postleitzahl, Telefonnummer und Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und gegebenenfalls zur Vormerkung Ihres Teilnahmeinteresses (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Mit einer Anfrage über das Formular speichern wir außerdem IP-Adresse, Browserkennung, die aufrufende Seite und die verweisende Adresse, um missbräuchliche Einsendungen erkennen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die verweisende Adresse speichern wir nur ohne Parameter (Angaben nach „?“ oder „#“ entfernen wir vor dem Speichern). Die IP-Adresse speichern wir zunächst vollständig und kürzen sie 30 Tage nach Eingang automatisch (bei IPv4 wird das letzte Oktett, bei IPv6 der Geräteanteil auf null gesetzt).

Bitte geben Sie hier keine Namen versorgungsbedürftiger Personen, Diagnosen oder Patientenunterlagen ein. Für Versorgungsanfragen steht der gesonderte Portalprozess zur Verfügung. Die Nutzung des Kontaktformulars bedeutet keine Anmeldung zu Werbe-E-Mails; Anfragen werden nicht an Dritte weitergegeben.

Gespeicherte Formularanfragen löschen wir spätestens zwölf Monate nach Eingang, außer sie werden für eine gesetzliche Aufbewahrung oder die Geltendmachung oder Verteidigung konkreter Ansprüche benötigt. Für Anfragen per E-Mail gilt dieselbe Höchstfrist.

6. Nutzung der Vermittlungsplattform

Benutzerkonten

Für die Registrierung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Organisation und Standort sowie die Zugangsdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Unvollständige Registrierungen löschen wir nach spätestens 30 Tagen.

Versorgungsbedarfe

Ein Bedarf enthält Angaben zu bis zu drei Versorgungsformen, Postleitzahl und Ort, Beginn und geplanter Entlassung, benötigten Leistungen mit Zeiten, Pflegegrad, Altersgruppe, Geschlecht (freiwillig), Diagnosen, Pflegesituation, Art des Kostenträgers, Kurzbeschreibung und Hinweisen; bei Organisationen außerdem einen Dienstkontakt (Funktion, Station oder Fachbereich, Funktionsnummer oder Funktionspostfach, optional Name der Ansprechperson), bei privaten Suchenden Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Angaben, die die zu versorgende Person unmittelbar identifizieren (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Versichertennummer), werden nicht erfasst; freie Texte werden auf solche Angaben geprüft. Bei privaten Anfragen speichern wir die Kontaktdaten der suchenden Person; sie kann selbst die betroffene Person sein. Die Angaben können Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO sein. Wir behandeln alle Bedarfsangaben als personenbezogene Daten, denn auch Fallangaben ohne Namen können über ihre Kombination einer Person zugeordnet werden. Grundlage ist die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Organisationen holen diese Einwilligung selbst ein und bestätigen sie im Portal; private Suchende erteilen sie direkt auf der Plattform. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Empfänger

Registrierte Einrichtungen, deren Einzugsgebiet den Ort des Bedarfs umfasst und deren Standortprofil zum Bedarf passt, erhalten per E-Mail nur Fallnummer, Versorgungsform, Leistungsbereiche, Postleitzahl und Ort, Beginn und einen Link ins Portal. Im Portal sehen sie die Angaben für die Vermittlung einschließlich der ungefähren Entfernung zu ihrem Standort, Diagnosen, Kurzbeschreibung, Hinweisen, der einstellenden Organisation und ihres Dienstkontakts; Standorte ohne Standortabo sehen eine Vorschau ohne erkennbare einstellende Stelle. Telefonnummer und E-Mail-Adresse privater Suchender erhält nur die Einrichtung, die der Einsteller ausgewählt hat. Die Angebote anderer Einrichtungen sieht keine Einrichtung. Die einstellende Stelle sieht zu ihrem Fall, welche Einrichtungen benachrichtigt wurden – mit Namen der Einrichtung, Datum und Ergebnis der Rückmeldung –, als Nachweis für ihre Dokumentation. Gehört eine Organisation einer Dachorganisation an, kann diese nur mit gesonderter, jederzeit widerrufbarer Zustimmung der Organisation lesen – getrennt für Kennzahlen und für Fallinhalte; die Dachorganisation ändert nichts, jeder Zugriff wird protokolliert.

Zugriff des Betreibers auf Fallinhalte

Fallinhalte, Nachrichten zwischen Einsteller und Einrichtung sowie Teamnotizen sehen wir im Regelbetrieb nicht ein. Zugriffe des Betreibers auf Fallinhalte sind auf Personen mit einer gesonderten Berechtigung und auf einen dokumentierten Anlass aus einer festen Liste beschränkt: Unterstützungsanfrage, Anfrage einer betroffenen Person, Fehleranalyse, Prüfung eines Missbrauchsverdachts, Missbrauchsverdacht in der Kommunikation, rechtliche Verpflichtung oder ein sonstiger, schriftlich begründeter Anlass. Nachrichten und Teamnotizen öffnen wir nur bei Missbrauchsverdacht in der Kommunikation und mit begründender Notiz. Der Zugriff ist nur lesend; Anlass, Zeitpunkt und Zugriffsumfang werden vor dem Lesen protokolliert.

Das Zugriffsprotokoll speichern wir sechs Monate und löschen es danach. Länger bewahren wir es nur bei einem konkret dokumentierten Vorfall oder einer anderen tragfähigen Aufbewahrungsgrundlage auf.

Speicherdauer

Falldaten speichern wir nur so lange, wie sie für die Vermittlung benötigt werden, und löschen sie danach nach festgelegten Höchstfristen. Für Abrechnungsunterlagen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für Handelsbriefe, zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse).

7. Standortabo und Abrechnung

Für das kostenpflichtige Standortabo verarbeiten wir Vertrags- und Rechnungsdaten der Einrichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Die Rechnungen erstellen wir im Portal selbst.

Vertrags- und Abrechnungsdaten werden getrennt von operativen Versorgungsfällen verarbeitet. Steuerlich aufbewahrungspflichtige Rechnungsdaten werden für die einschlägige gesetzliche Dauer gespeichert. Patientenbezogene Diagnosen und vollständige Fallangaben sind hierfür nicht erforderlich und werden nicht als Teil der Rechnung archiviert. Das Löschen eines Versorgungsfalls entfernt nicht automatisch eine rechtmäßig aufzubewahrende Rechnung.

8. Dienstleister

Wir setzen für das Hosting Dienstleister ein, die in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO tätig sind.

  • Hosting und Datensicherung: Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen; Verarbeitung in Rechenzentren in Deutschland.

E-Mails der Plattform (z. B. Fallbenachrichtigungen an Einrichtungen, Kontoinformationen) und Formularbenachrichtigungen versenden wir über unseren eigenen Mailserver; dessen Server betreibt Hetzner Online GmbH.

9. Ihre Rechte

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, haben Sie Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Bei einer Verarbeitung auf Einwilligungsgrundlage können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen (Art. 21); gegen Direktwerbung besteht ein jederzeitiges Widerspruchsrecht.

Sie können sich außerdem bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf. Für Falldaten kirchlicher Einrichtungen kann eine kirchliche Datenschutzaufsicht zuständig sein.

Bitte richten Sie Anliegen zu einem durch eine Einrichtung eingestellten Fall vorrangig an die dort genannte verantwortliche Stelle. Erreichen solche Anliegen uns als Auftragsverarbeiter, leiten wir sie weiter und unterstützen die Bearbeitung. Für Verarbeitungen in unserer eigenen Verantwortung erreichen Sie uns unter datenschutz@pflege-patienten.com; wir antworten innerhalb der gesetzlichen Fristen. Organisationen können ihre Organisationsdaten zusätzlich im Portal unter „Einstellungen“ → „Datenexport“ herunterladen.

10. Stand

Stand: 14.10.2026.