Was passiert bei einer Löschung?

Daten werden gelöscht, wenn ihre Frist abgelaufen ist. Die Frist beginnt mit einem bestimmten Ereignis, zum Beispiel dem Abschluss eines Falls oder dem Ende einer Mitgliedschaft. Welches Ereignis für welche Daten gilt, zeigt die Übersicht „Wie lange speichern wir was?“.

Was eine Löschung auslöst

• Ein Fall endet: Die Falldaten werden höchstens 30 Tage nach dem Abschluss mit Vermittlung gelöscht, höchstens 30 Tage nach einem Abschluss ohne Vermittlung und höchstens 30 Tage nach dem Rückzug des Falls.
• Ein Entwurf wird nie veröffentlicht: Er wird höchstens 30 Tage nach der letzten inhaltlichen Änderung gelöscht.
• Eine Mitgliedschaft endet: Der Zugriff endet sofort, die Angaben zur Mitgliedschaft werden höchstens 30 Tage danach gelöscht.
• Sie löschen Ihr Konto: Es wird höchstens 30 Tage nach der bestätigten Löschung entfernt.

Wie die Löschung abläuft

1. Ein automatischer Löschlauf prüft regelmäßig, welche Fristen abgelaufen sind.
2. Die betroffenen Daten werden gelöscht. Was zu einem Fall gehört – Nachrichten, Teamnotizen und der Verlauf der Vermittlung –, wird zusammen mit dem Fall gelöscht.
3. Ein Löschprotokoll hält fest, dass und wann gelöscht wurde. Es wird höchstens 3 Jahre ab Ende des Kalenderjahres nach Abschluss der Löschung aufbewahrt.

Wann Daten länger bleiben

• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa für Rechnungen und Buchungsbelege, gehen vor. Diese Daten werden bis zum Ende ihrer Frist nur noch für diesen Zweck aufbewahrt.
• In einem begründeten Einzelfall, zum Beispiel wenn ein Nachweis für eine rechtliche Klärung gebraucht wird, kann die Löschung gesperrt werden. Aufbewahrt wird dann nur das Nötigste und nur so lange, wie der Grund besteht.
• Haben Sie verlangt, dass die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird, werden die Daten nicht weiter genutzt und bis zur Klärung nicht gelöscht.

Datensicherungen

Datensicherungen (Backups) werden nicht einzeln bearbeitet. Gelöschte Daten verschwinden aus ihnen, weil ältere Sicherungen mit Ablauf ihrer Frist entfernt werden: höchstens 30 Tage nach ihrer Erstellung. Damit gelöschte Daten bei einer Wiederherstellung nicht zurückkehren, führen wir eine Sperrliste; sie wird höchstens 60 Tage nach Abschluss der Löschung entfernt.