Löschfristen
Wie lange speichern wir was?
Die geltenden Löschfristen je Art von Daten – von Fällen über Konten und Abrechnung bis zu Protokollen und Datensicherungen.
Für jede Art von Daten ist festgelegt, wie lange wir sie aufbewahren. Die Fristen auf dieser Seite kommen direkt aus dieser Festlegung: Ändert sie sich, ändert sich auch diese Seite.
„Höchstens“ heißt: Spätestens mit Ablauf der Frist werden die Daten gelöscht. „Gesetzlich vorgeschrieben“ heißt: Wir müssen die Daten so lange aufbewahren und dürfen sie vorher nicht löschen. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ereignis in der letzten Spalte.
Fälle und Vermittlung
| Daten | Frist | Beginn der Frist |
|---|---|---|
| Nie veröffentlichter Entwurf eines Falls | höchstens 30 Tage | Letzte inhaltliche Änderung am Entwurf |
| Falldaten nach erfolgreicher Vermittlung | höchstens 30 Tage | Abschluss des Falls mit Vermittlung |
| Falldaten, wenn der Fall ohne Vermittlung endet | höchstens 30 Tage | Abschluss des Falls ohne Vermittlung |
| Falldaten eines zurückgezogenen Falls | höchstens 30 Tage | Rückzug des Falls |
| Nachrichten und Teamnotizen zum Fall | sofort | Löschtermin des zugehörigen Falls |
| Verlauf der Vermittlung | sofort | Löschtermin des zugehörigen Falls |
| Nachweis der Einwilligung und Berechtigung | sofort | Löschung des zugehörigen Falls |
| Knapper Vermittlungsnachweis, nur im begründeten Einzelfall | höchstens 3 Jahre ab Ende des Kalenderjahres | Abschluss des Falls mit Vermittlung |
| Einwilligungsnachweis, nur im begründeten Einzelfall | höchstens 3 Jahre ab Ende des Kalenderjahres | Löschung des zugehörigen Falls |
Konto, Team und Organisation
| Daten | Frist | Beginn der Frist |
|---|---|---|
| Nicht abgeschlossene Registrierung | höchstens 30 Tage | Beginn der Registrierung |
| Einladung ins Team | höchstens 14 Tage | Erstellung der Einladung |
| Mitgliedschaft in einer Organisation nach ihrem Ende | höchstens 30 Tage | Ende der Mitgliedschaft |
| Benutzerkonto nach der Löschung | höchstens 30 Tage | Bestätigte Löschung des Kontos |
| Organisation und Standort nach dem Ende aller Leistungen | höchstens 30 Tage | Ende aller Leistungen |
| Kennzahlen im Cockpit einer Organisation | höchstens 24 Monate | Ende des Monats der Kennzahl |
Abrechnung
| Daten | Frist | Beginn der Frist |
|---|---|---|
| Rechnungen | 8 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (gesetzlich vorgeschrieben) | Ausstellung der Rechnung |
| Buchungsbelege | 8 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (gesetzlich vorgeschrieben) | Entstehung des Belegs |
| Geschäftsbriefe | 6 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (gesetzlich vorgeschrieben) | Versand oder Empfang des Briefs |
| Bücher, Aufzeichnungen und Abschlüsse | 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (gesetzlich vorgeschrieben) | Abschluss der Bücher oder der Aufzeichnung |
| Rechnungsempfänger und Ansprechpartner der Buchhaltung | höchstens 6 Jahre ab Ende des Kalenderjahres | Ende der Abrechnung für den Empfänger |
| Individuelle Rabatte | höchstens 6 Jahre ab Ende des Kalenderjahres | Ende des Rabatts |
Anfragen und Datenschutzrechte
| Daten | Frist | Beginn der Frist |
|---|---|---|
| Anfragen über das Kontaktformular der Webseite | höchstens 12 Monate | Eingang der Anfrage |
| Supportanfragen | höchstens 12 Monate | Abschluss der Supportanfrage |
| Exportdateien zum Herunterladen | höchstens 7 Tage | Erstellung der Exportdatei |
| Exportaufträge nach Ablauf der Datei | höchstens 90 Tage | Ablauf der Exportdatei |
| Anfragen zu Ihren Datenschutzrechten | höchstens 3 Jahre ab Ende des Kalenderjahres | Erledigung der Anfrage |
| Nachweis einer aufgehobenen Einschränkung der Verarbeitung | höchstens 3 Jahre ab Ende des Kalenderjahres | Aufhebung der Einschränkung |
| Nachweis der Mitteilungen an Empfänger | höchstens 3 Jahre ab Ende des Kalenderjahres | Erledigung der Mitteilung |
| Löschprotokoll (ohne Inhalte der gelöschten Daten) | höchstens 3 Jahre ab Ende des Kalenderjahres | Abschluss der Löschung |
Technik und Sicherheit
| Daten | Frist | Beginn der Frist |
|---|---|---|
| Technische Protokolle des E-Mail-Versands | höchstens 30 Tage | Letzter Zustellversuch |
| Zugriffsprotokolle des Webservers | höchstens 7 Tage | Zeitpunkt des protokollierten Ereignisses |
| Bereinigte Fehlerprotokolle | höchstens 14 Tage | Zeitpunkt des protokollierten Ereignisses |
| Betriebsprotokolle | höchstens 14 Tage | Zeitpunkt des protokollierten Ereignisses |
| Anmeldeversuche und Sicherheitsereignisse | höchstens 30 Tage | Zeitpunkt des protokollierten Ereignisses |
| Protokoll der Zugriffe des Betreibers auf Fälle | höchstens 6 Monate | Zugriff des Betreibers |
| Verwaltungsdaten der KIS-Anbindung nach Sperre oder Ende | höchstens 90 Tage | Sperre der KIS-Bridge oder Ende der KIS-Anbindung |
| Befehle an die KIS-Bridge | höchstens 90 Tage | Erledigung, Abbruch oder Ablauf des Befehls an die KIS-Bridge |
| Datensicherungen (Backups) | höchstens 30 Tage | Erstellung der Sicherung |
| Sperrliste, damit Gelöschtes nicht aus einer Sicherung zurückkehrt | höchstens 60 Tage | Abschluss der Löschung |
Wie eine Löschung abläuft, wann Daten ausnahmsweise länger bleiben und was mit Datensicherungen geschieht, steht im Artikel „Was passiert bei einer Löschung?“.