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Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Fassung: Stand 14.10.2026 · Geltungsbereich: Organisationen als Einsteller (Verantwortliche) – PHP Schmiede KG als Auftragsverarbeiter

1. Gegenstand

Die PHP Schmiede KG (Auftragsverarbeiter) verarbeitet für die einstellende Organisation (Verantwortlicher) personenbezogene Daten zur Vermittlung von Pflegeversorgung über die Plattform Pflege Patienten. Dieser Vertrag konkretisiert die Pflichten nach Art. 28 DSGVO.

2. Art, Zweck und Umfang

Verarbeitet werden die Angaben eines Versorgungsbedarfs, damit berechtigte Einrichtungen im Einzugsgebiet informiert werden, Interesse melden und eine Übernahme abgestimmt werden kann.

3. Art der Daten

  • Angaben des Bedarfs: Postleitzahl und Ort, Versorgungsform, Beginn und geplante Entlassung, benötigte Leistungen mit Zeiten und Hinweisen, Pflegegrad, Altersgruppe, Geschlecht, Diagnosen, Pflegesituation, Art des Kostenträgers, Kurzbeschreibung (können Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO sein)
  • Nachrichten zwischen Verantwortlichem und Einrichtungen, Teamnotizen, Rückmeldungen und Ergebnis der Vermittlung
  • Name der einstellenden Organisation
  • Bestätigung, dass eine Einwilligung vorliegt
  • Dienstkontakt des Verantwortlichen (Funktion, Station, Fachbereich, Funktionsnummer oder Funktionspostfach, optional Name der Ansprechperson)
  • Daten der Beschäftigten des Verantwortlichen, soweit sie die Plattform nutzen

4. Betroffene Personen

Zu versorgende Personen und deren Vertretungen sowie Beschäftigte des Verantwortlichen.

5. Weisungen und Vertraulichkeit

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Zur Verarbeitung befugte Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Der Verantwortliche weist den Auftragsverarbeiter an, Fallinhalte ausschließlich aus den folgenden Anlässen lesend einzusehen: Unterstützungsanfrage, Anfrage einer betroffenen Person, Fehleranalyse, Prüfung eines Missbrauchsverdachts, Missbrauchsverdacht in der Kommunikation, rechtliche Verpflichtung oder ein sonstiger, schriftlich begründeter Anlass. Nachrichten und Teamnotizen sieht der Auftragsverarbeiter nur bei Missbrauchsverdacht in der Kommunikation und mit begründender Notiz ein. Jeder Zugriff wird vor dem Lesen protokolliert; das Protokoll wird sechs Monate aufbewahrt und ist für den Verantwortlichen im Portal unter „Betreiberzugriffe“ einsehbar.

6. Sicherheit

Der Auftragsverarbeiter trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Sie sind in der Anlage „Technische und organisatorische Maßnahmen“ beschrieben.

7. Unterauftragsverarbeiter

Der Auftragsverarbeiter setzt folgende Unterauftragsverarbeiter ein:

  • Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen – Hosting und Datensicherung; Verarbeitung in Rechenzentren in Deutschland.

E-Mails der Plattform (z. B. Fallbenachrichtigungen an Einrichtungen, Kontoinformationen) und Formularbenachrichtigungen versendet der Auftragsverarbeiter über seinen eigenen Mailserver; dessen Server betreibt Hetzner Online GmbH.

Über Änderungen informiert der Auftragsverarbeiter vorab; der Verantwortliche kann widersprechen.

8. Unterstützung

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei Anfragen betroffener Personen, bei Meldungen von Datenschutzverletzungen und bei Datenschutz-Folgenabschätzungen.

Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden, nachdem ihm eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt geworden ist. Eine unvollständige Untersuchung verzögert die Erstmeldung nicht. Noch nicht verfügbare Angaben werden unverzüglich nachgereicht. Gesetzliche Melde- und Benachrichtigungspflichten bleiben unberührt.

9. Löschung und Rückgabe

Nach Abschluss eines Falls bzw. nach Ende der Zusammenarbeit werden die Daten nach den vereinbarten Höchstfristen gelöscht, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht. Auf Wunsch stellt der Auftragsverarbeiter die Daten vorher in einem gängigen Format bereit.

10. Kontrollen

Der Verantwortliche kann die Einhaltung dieses Vertrags überprüfen; der Auftragsverarbeiter stellt die erforderlichen Informationen bereit.

11. Laufzeit

Dieser Vertrag gilt für die Dauer der Nutzung der Plattform durch den Verantwortlichen.

12. Ansprechpartner

Ansprechpartner des Auftragsverarbeiters für Weisungen und für Meldungen von Datenschutzverletzungen ist Fabian Lücker, Telefon 05971 9588922, E-Mail kontakt@php-schmiede.com. Für Datenschutzanliegen ist zusätzlich datenschutz@pflege-patienten.com erreichbar.

Anlage: Technische und organisatorische Maßnahmen

Diese Anlage beschreibt die Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO für die Plattform und das Hosting. Sie wird bei Änderungen fortgeschrieben. Für Rechenzentrum, Hardware und Netz ist der Hosting-Dienstleister Hetzner Online GmbH verantwortlich; ab dem Betriebssystem liegen die Maßnahmen beim Auftragsverarbeiter.

Zutrittskontrolle

Die Server stehen in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Die physische Sicherung der Rechenzentren, Stromversorgung, Klimatisierung und Brandschutz verantwortet Hetzner nach seinen technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Zugangskontrolle

  • Anmeldung nur mit persönlichem Benutzerkonto; Passwörter mit mindestens 12 Zeichen, gespeichert nur als Hashwert (bcrypt).
  • Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden je IP-Adresse und je Konto begrenzt.
  • Zwei-Faktor-Anmeldung (TOTP mit Wiederherstellungscodes); für Krankenhäuser verpflichtend, für andere Organisationen erzwingbar.
  • Sitzungen werden verschlüsselt gespeichert; Sitzungscookies sind auf sichere Übertragung beschränkt und für Skripte nicht lesbar. Nach acht Stunden ohne Aktivität endet die Sitzung.
  • Die Server liegen hinter Firewalls, die standardmäßig alles sperren; die Verwaltungsoberfläche und die Datenbank-Ports sind nur aus freigegebenen IP-Adressen erreichbar.

Zugriffskontrolle

  • Rollen im Team der Organisation: Verwaltung, Fallbearbeitung, Lesen sowie Audit/IT; die Rolle Audit/IT sieht keine Fallinhalte.
  • Jeder Zugriff auf einen Fall wird gegen die Berechtigung des Kontos geprüft. Ein Fall ist nur für die einstellende Organisation und für die informierten bzw. ausgewählten Einrichtungen im jeweils freigegebenen Umfang abrufbar; andere Zugriffe werden abgewiesen.
  • Fallinhalte öffnet der Betreiber nur mit einem dokumentierten Anlass aus einer festen Liste mit sieben Anlässen: Unterstützungsanfrage, Anfrage einer betroffenen Person, Fehleranalyse, Prüfung eines Missbrauchsverdachts, Missbrauchsverdacht in der Kommunikation, rechtliche Verpflichtung oder ein sonstiger, schriftlich begründeter Anlass. Der Zugriff wird vor dem Lesen protokolliert. Nachrichten und Teamnotizen eines Falls öffnet er nur beim Anlass „Missbrauchsverdacht in der Kommunikation“ und mit begründender Notiz.

Weitergabekontrolle

  • Die Übertragung zwischen Browser und Plattform erfolgt verschlüsselt (TLS 1.2 oder 1.3); Aufrufe über HTTP werden auf HTTPS umgeleitet.
  • E-Mail-Benachrichtigungen enthalten nur die Angaben einer festen Positivliste; Diagnosen und Freitexte werden nicht per E-Mail versendet.

Eingabekontrolle

  • Protokolliert werden Ereignisse im Fallverlauf, Änderungen an Teams und Rollen, Zugriffe des Betreibers auf Fallinhalte und Löschungen.
  • Anwendungsprotokolle enthalten Zeitstempel und Benutzerkennung; fehlgeschlagene Anmeldungen werden erfasst.

Auftragskontrolle

Die Verarbeitung erfolgt nur auf Weisung des Verantwortlichen (Abschnitt 5); Unterauftragsverarbeiter werden nach Abschnitt 7 eingesetzt.

Verfügbarkeitskontrolle

  • Die Server werden beim Hosting-Dienstleister täglich gesichert.
  • Redundante Netzanbindung und Erkennung von DDoS-Angriffen stellt der Hosting-Dienstleister.
  • Sicherheitsupdates des Betriebssystems werden automatisch eingespielt.

Trennungskontrolle

  • Die Daten der Organisationen werden in der Anwendung getrennt verarbeitet; Zugriffe auf fremde Datensätze werden abgewiesen.
  • Die Trennung zwischen den Kunden des Hosting-Dienstleisters verantwortet Hetzner.
  • Für Entwicklung und Test werden ausschließlich synthetische Daten verwendet; Daten der Verantwortlichen werden nicht in Entwicklungs- oder Testumgebungen übernommen.

Verschlüsselung

  • Inhalts- und Freitextfelder der Falldaten werden in der Datenbank verschlüsselt gespeichert (AES-256-CBC mit HMAC-SHA256). Felder, die für Suche und Zuordnung benötigt werden – etwa Status, Postleitzahl, Versorgungsform und Termine –, bleiben unverschlüsselt.
  • Passwörter und Wiederherstellungscodes werden nur als Hashwert gespeichert.

Löschung

Daten werden über eine automatische Löschsteuerung nach den Höchstfristen der Löschrichtlinie gelöscht; Löschungen werden protokolliert, gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Löschsperren werden berücksichtigt. In Datensicherungen bleiben gelöschte Daten bis zum Ablauf der Sicherungsgenerationen erhalten. Die Löschung und Vernichtung ausgesonderter Datenträger verantwortet der Hosting-Dienstleister.

Stand

Stand: 14.10.2026.