Sicherheit
Wer darf was? Rollen, Trennung und Protokolle
Welche Rollen es im Team gibt, wie die Daten der Organisationen getrennt sind, wann der Betreiber zugreifen darf und was protokolliert wird.
Rollen im Team
Jede Person hat in ihrem Team genau eine Rolle; sie entscheidet, was die Person im Portal darf.
- „Lesen“ sieht Fälle und ändert nichts.
- „Fallbearbeitung“ bearbeitet Fälle zusätzlich.
- „Verwaltung“ pflegt außerdem Standort und Team.
- „Audit/IT“ ist für Prüfung und IT-Administration da: Sie sieht das Team, den Änderungsverlauf und die Zugriffe des Betreibers – Fälle und Fallinhalte sieht sie nie.
Ein Zugang gilt für die ganze Organisation oder für einen Standort.
Getrennte Daten
Die Daten der Organisationen werden im Portal getrennt verarbeitet. Bei jedem Zugriff auf einen Fall prüft das Portal die Berechtigung des Kontos: Ein Fall ist nur für die einstellende Stelle und für die informierten bzw. ausgewählten Einrichtungen abrufbar, jeweils im freigegebenen Umfang; andere Zugriffe werden abgewiesen. Teamnotizen sieht nur das eigene Team.
Zugriff des Betreibers
Fallinhalte sehen wir im Regelbetrieb nicht ein. Ein Zugriff ist nur Personen mit einer gesonderten Berechtigung erlaubt, nur lesend und nur mit einem dokumentierten Anlass aus einer festen Liste. Er wird vor dem Lesen protokolliert, und die Verwaltung und „Audit/IT“ der Organisation sehen ihn im Portal unter „Einstellungen“ → „Betreiberzugriffe“.
Was protokolliert wird
- Ereignisse im Verlauf eines Falls, zum Beispiel welche Einrichtungen informiert wurden und wie sie geantwortet haben
- Änderungen an Teams und Rollen
- Zugriffe des Betreibers auf Fallinhalte
- Anmeldeversuche und Sicherheitsereignisse
- Löschungen
Auch Protokolle werden nach festen Fristen gelöscht; welche, steht in Wie lange speichern wir was?.
Was Sie selbst tun können
- Verlangen Sie den zweiten Faktor für Ihr ganzes Team.
- Vergeben Sie nur die Rolle, die eine Person braucht, und entfernen Sie Zugänge von Personen, die nicht mehr im Team arbeiten, sofort.
- Tragen Sie in freie Texte keine Namen, Anschriften oder Geburtsdaten ein.
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